Buchhaltung mit Excel: Reicht das für Einzelunternehmer?

Buchhaltung mit Excel ist für Einzelunternehmer mit Einnahmenüberschussrechnung erlaubt: Kein Gesetz schreibt Dir eine bestimmte Software vor. Bei wenigen Rechnungen und Belegen im Monat reicht eine gut geführte Tabelle oft aus. Schwierig wird es an zwei Stellen: Eine Excel-Datei lässt sich jederzeit unbemerkt ändern, die Grundsätze für elektronische Buchführung (GoBD) verlangen aber, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben. Und je mehr Rechnungen, Belege und Zahlungen Du zusammenführen musst, desto mehr Zeit kostet die Tabelle.

Ist Buchhaltung mit Excel erlaubt?

Ja. Als Einzelunternehmer, der nicht bilanzieren muss, ermittelst Du Deinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Wie Du Deine Einnahmen und Ausgaben über das Jahr festhältst, schreibt Dir das Gesetz nicht vor. Aufzeichnungen dürfen auch aus einer geordneten Belegablage oder aus Dateien bestehen (§ 146 Abs. 5 AO). Papier, Excel oder ein Buchhaltungsprogramm sind damit gleichermaßen zulässig.

Es gibt aber Regeln für die Art, wie Du aufzeichnest. Nach § 146 AO müssen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein. Und eine Eintragung darf nicht so geändert werden, dass man den ursprünglichen Inhalt nicht mehr erkennt. Das Bundesfinanzministerium hat diese Regeln für elektronische Aufzeichnungen in den GoBD ausgeführt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung gelten sie auch für Selbstständige mit EÜR (GoBD Rz. 115).

Hier liegt der Kernkonflikt: Eine normale Excel-Tabelle merkt sich nicht, was vorher in einer Zelle stand. Du kannst eine Einnahme vom März im Dezember ändern, und niemand sieht es. Die GoBD verlangen dagegen, dass erfasste Daten nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben werden, und eine Ablage im normalen Dateisystem erfüllt das in der Regel nicht (GoBD Rz. 108 und 110). Damit erfüllt die Tabelle allein die Anforderung der Unveränderbarkeit nicht.

Organisatorische Maßnahmen lassen die GoBD ausdrücklich zu, zum Beispiel feste Abläufe und Zugriffsrechte. Monatliche PDF-Kopien mit Datum verkleinern die Lücke, eine Garantie sind sie nicht, denn auch ein PDF im normalen Ordner lässt sich ersetzen.

Wie streng ist das Finanzamt bei Kleinstbetrieben?

Die GoBD gelten für jeden Betrieb. Für Kleinstunternehmen mit EÜR, deren Vorjahresumsatz unter der Kleinunternehmergrenze von 25.000 € liegt (§ 19 Abs. 1 UStG), sollen die Anforderungen laut BMF aber auch mit Blick auf die Größe des Betriebs bewertet werden (GoBD Rz. 14). Entscheidend ist, dass Deine Einnahmen und Ausgaben vollständig sind und jede Zeile zu einem Beleg passt.

Ernst wird es, wenn Bargeld im Spiel ist: Kasseneinnahmen und -ausgaben musst Du täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 AO). Trägst Du Barverkäufe erst Wochen später aus dem Gedächtnis in Excel nach, hat das Finanzamt einen Grund, Deine Aufzeichnungen zu beanstanden. Dann legt es sie nicht mehr zugrunde und darf Deinen Gewinn selbst schätzen (§ 158 AO, § 162 AO).

Darfst Du Rechnungen in Word oder Excel schreiben?

Ja, solange alle Pflichtangaben drinstehen, also unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Datum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistung und Betrag (§ 14 Abs. 4 UStG). Welche Angaben Du als Kleinunternehmer brauchst, steht in Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Aufbewahren musst Du genau die Fassung, die Du verschickt hast (§ 14b UStG). Schickst Du die Rechnung als PDF per E-Mail, hebst Du dieses PDF auf. Nur bei Rechnungen per Post reicht ein Papierdoppel (GoBD Rz. 119).

Seit 2025 gibt es außerdem die E-Rechnung. Rechnungen an andere Unternehmen darfst Du bis Ende 2026 noch auf Papier oder, wenn der Kunde zustimmt, als PDF schicken. 2027 gilt das nur noch, wenn Dein Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug. Ab 2028 muss es eine E-Rechnung sein, Rechnungen bis 250 € ausgenommen (§ 27 Abs. 38 UStG).

Als Kleinunternehmer betrifft Dich das beim Schreiben nicht: Deine Rechnungen dürfen dauerhaft als PDF oder auf Papier rausgehen (§ 34a UStDV). Bekommst Du selbst eine E-Rechnung, musst Du sie aber annehmen können, ein E-Mail-Postfach genügt dafür. Details stehen in E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Die typischen Fehler bei Rechnungen aus Word oder Excel sind keine Rechtsfragen, sondern Handgriffe:

• Du überschreibst die Vorlage, statt eine Kopie zu speichern, und die alte Rechnung ist weg.
• Du vergibst eine Rechnungsnummer doppelt oder überspringst eine, weil Du die letzte Nummer im Kopf hattest.
• Die Rechnung steht in Word, der Betrag in der Excel-Liste, und beides passt nach einer Korrektur nicht mehr zusammen.

Wann reicht Excel für Deine Buchhaltung?

Excel ist kein schlechtes Werkzeug, und für viele Gründer ist es der richtige Anfang. Es passt gut, wenn diese Punkte auf Dich zutreffen:

• Du schreibst nur wenige Rechnungen im Monat. Die Liste bleibt übersichtlich, und Du findest jeden Eintrag schnell wieder.
• Du hast kaum Bargeld. Wer fast nur per Überweisung oder Karte bezahlt wird, hat für jede Einnahme einen Nachweis auf dem Kontoauszug.
• Du bist Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Du musst keine Umsatzsteuer ausrechnen und keine Voranmeldung abgeben.
• Du kannst mit Tabellen umgehen. Du weißt, wie Du Formeln prüfst, Zeilen sortierst und eine Kopie festhältst.

Wo stößt Excel an Grenzen?

Die Grenze liegt selten bei der Tabelle selbst, sondern bei allem, was drumherum liegt:

• Drei Ablagen statt einer: Die Rechnung liegt in Word, der Beleg im E-Mail-Postfach, die Zahlung auf dem Kontoauszug. Was zusammengehört, verbindest nur Du im Kopf.
• Kein Blick auf offene Rechnungen: Welche Kunden noch nicht bezahlt haben, siehst Du erst, wenn Du Liste und Kontoauszug nebeneinanderlegst.
• Formelfehler bleiben unbemerkt: Eine verrutschte Summenformel, die eine Zeile auslässt, fällt oft erst beim Jahresabschluss auf.
• Übergabe an den Steuerberater kostet Zeit: Die Kanzlei braucht Belege und Liste in einer Form, mit der sie arbeiten kann. Was sie typischerweise anfragt, steht in Was Dein Steuerberater von Dir braucht.
• Mit Umsatzsteuer wird es aufwendiger: Sobald Du nicht mehr Kleinunternehmer bist, musst Du für jede Zeile Netto, Steuer und Brutto trennen und meist vierteljährlich oder monatlich eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben (§ 18 UStG).

Excel und Buchhaltungssoftware im Vergleich

Excel gewinnt bei Kosten, Flexibilität und Einarbeitung. Eine Software gewinnt überall dort, wo Rechnung, Beleg und Zahlung zusammenkommen.

Selbsttest: Reicht Excel für Dich?

Beantworte die fünf Fragen mit Ja oder Nein. Die Schwellen sind Faustwerte aus meiner Arbeit mit Gründern, keine Ergebnisse einer Studie.

1. Schreibst Du mehr als zehn Rechnungen im Monat?
2. Suchst Du am Jahresende länger als einen Tag nach Belegen?
3. Hast Du schon einmal eine Rechnungsnummer doppelt vergeben?
4. Musst Du nachrechnen, um zu wissen, welche Rechnungen noch offen sind?
5. Fragt Dein Steuerberater regelmäßig nach fehlenden Belegen?

Auswertung: Bei null oder einem Ja bleib ruhig bei Excel und lies unten, wie Du die Tabelle sauber führst. Ab zwei Ja lohnt sich ein Blick auf eine Software, weil Dich die Tabelle mehr Zeit kostet, als sie spart.

Beispiel: 3D-Druck mit 25 Rechnungen im Monat

Erfundenes Beispiel. Jonas verkauft nebenberuflich Ersatzteile und Figuren aus dem 3D-Drucker, als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer. Er schreibt rund 25 Rechnungen im Monat.

• Bisher: Eine Excel-Tabelle für Einnahmen, eine für Ausgaben. Die Rechnungen schreibt er in Word, die Belege für Filament und Ersatzdüsen liegen in WhatsApp-Chats und im E-Mail-Postfach.
• Am Jahresende: zwei Tage Suchen und Abgleichen. Drei Rechnungsnummern sind doppelt vergeben, zwei Belege fehlen.
• Selbsttest: Jonas kommt auf vier Ja, nur Frage 5 verneint er, weil er die EÜR selbst macht.

Für Jonas reicht Excel rechtlich noch, praktisch kostet es ihn aber jedes Jahr zwei Tage und das Risiko fehlender Belege. Mit 300 Rechnungen im Jahr und zwei Tagen Nacharbeit lohnt sich für ihn eine Software, die Rechnung, Beleg und Zahlung an einem Ort hält.

Wie führst Du Deine Buchhaltung in Excel richtig?

• Eine Zeile pro Vorgang mit Datum, Belegnummer, Beschreibung, Betrag und Kategorie, zum Beispiel so:

• Jeden Beleg nummerieren und unter dieser Nummer ablegen, damit Zeile und Beleg zusammenfinden.
• Monatlich sichern: Am Monatsende eine Kopie als PDF mit Datum speichern. Fehler korrigierst Du nicht in der alten Zeile, sondern mit einer neuen Zeile, damit der ursprüngliche Eintrag sichtbar bleibt (GoBD Rz. 111).
• Rechnungen als PDF aufbewahren, genau in der verschickten Fassung.
• Die Excel-Datei selbst behalten, nicht nur einen Ausdruck. Was Du digital angelegt hast, musst Du auch digital und auswertbar aufbewahren (GoBD Rz. 119, § 147 Abs. 2 AO).

Einen Beleg verloren? Was Du dann tun kannst, steht in Beleg verloren.

So gelingt der Umstieg von Excel auf eine Software

• Zeitpunkt: Zum Jahreswechsel ist der Umstieg am einfachsten, weil Du ein Jahr komplett in einem System hast. Mitten im Jahr geht es auch, dann führst Du die ersten Monate in Excel zu Ende.
• Daten übernehmen: Bestehende Rechnungen und Belege übernimmst Du als Dateien. In Intiqore kannst Du außerdem Deinen Produktkatalog aus einer Excel-Datei importieren.
• Alte Dateien aufbewahren: Deine Excel-Tabellen sind Aufzeichnungen und bleiben zehn Jahre aufbewahrungspflichtig, Rechnungen und Belege acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Mehr dazu in Aufbewahrungsfristen.

In Intiqore schreibst Du Angebote und Rechnungen mit automatisch fortlaufender Nummer, legst Belege ab, hältst das Zahlungsdatum je Rechnung fest und siehst Deine Umsätze in einer Übersicht. Für Deine Steuerberatung gibt es einen DATEV-Export. Die Einarbeitung dauert etwa 60 Minuten, und Du hast einen persönlichen Ansprechpartner. Wie die ganze EÜR aufgebaut ist, erklärt die Anleitung EÜR für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Ist eine EÜR in Excel GoBD-konform?

Nicht von sich aus, weil die Tabelle Änderungen nicht festhält. Belegnummern, monatliche PDF-Kopien und Korrekturen als neue Zeile machen Deine Aufzeichnungen nachvollziehbarer. Ob das im Einzelfall reicht, beurteilt das Finanzamt, bei Unsicherheit fragst Du Deine Steuerberatung.

Gibt es eine amtliche Excel-Vorlage für die EÜR?

Nein. Die Anlage EÜR übermittelst Du elektronisch an das Finanzamt, in der Regel über ELSTER. Auf Papier geht es nur auf Antrag in Härtefällen (§ 60 Abs. 4 EStDV). Deine Excel-Tabelle ist nur die Grundlage, aus der Du die Summen überträgst.

Kann ich meine Excel-Daten in eine Buchhaltungssoftware übernehmen?

Bei vielen Programmen kannst Du Kunden, Produkte oder Buchungen als Datei importieren, was genau, unterscheidet sich je Anbieter. In Intiqore importierst Du Deinen Produktkatalog aus Excel. Alte Rechnungen und Belege legst Du als Dateien ab.

Was kostet eine Buchhaltungssoftware?

Viele Anbieter haben einen kostenlosen Einstiegstarif mit Grenzen, etwa bei der Zahl der Rechnungen. Bezahlte Tarife kosten regulär etwa 10 bis 30 € netto im Monat, je nachdem, ob nur Rechnungen oder die ganze Buchhaltung enthalten sind (Stand November 2026). Intiqore kannst Du kostenlos nutzen, mit bis zu 30 Angeboten und Rechnungen im Monat. Gold ohne diese Grenzen kostet 24,99 € im Monat oder 19,00 € im Monat bei jährlicher Zahlung, jeweils inklusive Umsatzsteuer. Alle Tarife stehen auf der Preisseite.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig recherchiert und gibt den Stand vom 6. November 2026 wieder. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Für Deinen Einzelfall wende Dich bitte an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder Dein Finanzamt.