Was Dein Steuerberater von Dir braucht: Checkliste für Einzelunternehmer

Dein Steuerberater braucht von Dir als Selbstständigem für die EÜR vier Arten von Unterlagen: alle Rechnungen und Belege des Jahres, die Kontoauszüge Deines Geschäftskontos, eine Liste Deiner größeren Anschaffungen und die Schreiben des Finanzamts. Zu jeder Rechnung gehört das Datum, an dem das Geld geflossen ist. Je geordneter Du lieferst, desto weniger fragt die Kanzlei nach und desto weniger Zeit stellt sie Dir in Rechnung.

Die Checkliste: Das gehört in die Übergabe

• ☐ Ausgangsrechnungen des Jahres, jeweils mit dem Tag, an dem der Kunde bezahlt hat
• ☐ Eingangsrechnungen und Quittungen
• ☐ Kontoauszüge Deines Geschäftskontos, Januar bis Dezember
• ☐ Bei Bargeld: Deine Aufzeichnung zu jeder Bareinnahme (Datum, Betrag, wofür) und die Barbelege, bei einer elektronischen Kasse zusätzlich deren Datenexport
• ☐ Liste größerer Anschaffungen mit Rechnung und Kaufdatum
• ☐ Verträge mit laufenden Kosten: Miete, Leasing, Versicherungen, Software-Abos
• ☐ Bei einem Fahrzeug im Betrieb: alle Kfz-Belege und entweder Dein Fahrtenbuch oder Bruttolistenpreis, Entfernung zwischen Wohnung und Betriebsstätte und einen Nachweis, dass Du mehr als die Hälfte geschäftlich fährst
• ☐ Bescheide und Schreiben des Finanzamts aus dem Jahr
• ☐ Angaben zu privat mitgenutzten Dingen: Homeoffice-Tage oder Größe und Kosten des Arbeitszimmers, Dein geschäftlicher Anteil an Telefon und Internet

Wofür die Kanzlei die Unterlagen braucht

Zum Bargeld: Ein Kassenbuch musst Du mit EÜR nicht führen. Jede Bareinnahme hältst Du trotzdem einzeln fest, und zwar am selben Tag (§ 146 Abs. 1 AO).

Zum Fahrzeug: Ein Fahrtenbuch ist keine Pflicht. Du brauchst es nur, wenn Du die private Nutzung nach den echten Kosten berechnen willst. Für die 1-%-Regel muss das Auto zu mehr als 50 % geschäftlich unterwegs sein (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Das zeigst Du zum Beispiel mit Aufzeichnungen über drei typische Monate (BMF-Schreiben vom 18.11.2009, Rz. 4).

Zum Homeoffice: Ist Dein Arbeitszimmer der Mittelpunkt Deiner ganzen Arbeit, setzt Du die Kosten oder pauschal 1.260 € im Jahr an. Sonst gibt es 6 € für jeden Tag, an dem Du überwiegend zu Hause arbeitest, höchstens 1.260 € (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b und 6c EStG). Deshalb fragt die Kanzlei entweder nach Fläche und Wohnkosten oder nach der Zahl Deiner Homeoffice-Tage.

Welche Anschaffungen sofort und welche über mehrere Jahre zählen, erklärt Laptop, Handy, Maschine absetzen: sofort oder über Jahre?.

Warum zählt der Zahlungszeitpunkt?

Für die EÜR ist der Tag entscheidend, an dem das Geld auf Deinem Konto ein- oder ausgeht. Das Rechnungsdatum spielt dafür keine Rolle (§ 11 EStG). Eine Rechnung vom Dezember, die Dein Kunde im Januar überweist, gehört also ins neue Jahr.

Zwei Ausnahmen gibt es. Laufende Zahlungen wie Miete oder Abos, die bis zu zehn Tage vor oder nach dem Jahreswechsel fällig sind und bezahlt werden, zählen zu dem Jahr, für das sie gedacht sind (H 11 EStH). Teurere Anschaffungen setzt Du über die Abschreibung ab statt im Jahr der Zahlung.

Fehlt das Zahlungsdatum, sucht die Kanzlei es auf den Kontoauszügen heraus. Diese Zeit taucht später auf ihrer Rechnung auf. Wie aus den Zahlen am Ende die EÜR wird, zeigt die Anleitung EÜR für Kleinunternehmer.

Belege für den Steuerberater vorbereiten: in fünf Schritten

1. Alles an einem Ort sammeln

   Ausgangsrechnungen, Eingangsbelege und Kontoauszüge des Jahres kommen in einen Ordner, digital oder auf Papier.

2. Jede Rechnung mit dem Zahlungstag versehen

   Notiere bei jeder Ausgangsrechnung, wann der Kunde bezahlt hat, und bei jedem Eingangsbeleg, wann Du bezahlt hast.

3. Belege den Kontobewegungen zuordnen

   Zu jeder Buchung auf dem Kontoauszug gehört ein Beleg. Fehlt einer, besorg Dir eine Kopie oder schreib einen Eigenbeleg.

4. Anschaffungen und Verträge auflisten

   Eine kurze Tabelle mit Gerät, Kaufdatum und Preis sowie eine Liste der laufenden Verträge.

5. Digital und nach Monaten sortiert übergeben

   Am einfachsten ist ein Export, den die Kanzlei direkt einlesen kann, zum Beispiel im DATEV-Format.

Wie lange Du die Belege danach aufheben musst, steht in Aufbewahrungsfristen: Wie lange musst Du Rechnungen und Belege aufheben?. Ist ein Beleg verschwunden, hilft Beleg verloren: Was kannst Du als Selbstständiger tun?.

In welcher Form solltest Du liefern?

Am besten digital, nach Monaten sortiert, und jeder Beleg hängt an der passenden Zahlung. Papier-Originale musst Du der Kanzlei nicht geben, Scans oder PDFs genügen ihr.

DATEV ist in den Kanzleien weit verbreitet: Die Genossenschaft hatte Ende 2025 rund 40.300 Mitglieder aus Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung (DATEV eG, Pressemitteilung vom 27.03.2026). Frag Deine Kanzlei vorher, ob sie einen DATEV-Export einlesen kann. Dann tippt dort niemand Deine Buchungen ab.

Unsortierte Belege im Schuhkarton sind die teuerste Form der Übergabe. Die Kanzlei sortiert dann selbst und darf diesen Aufwand zusätzlich nach Zeit abrechnen.

Wie viel kostet ein Steuerberater für die EÜR?

Die Gebühr regelt die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Für die EÜR richtet sie sich nach Deinen Einnahmen oder Ausgaben, je nachdem, welche Summe höher ist, mindestens aber nach 17.500 € (§ 25 StBVV). Wo die Kanzlei innerhalb des Rahmens landet, hängt vom Aufwand ab.

Stand: Tabelle B der StBVV in der Fassung ab 1. Juli 2025 (Anlage 2 StBVV). Dazu kommen eine Auslagenpauschale von höchstens 20 €, die Umsatzsteuer und die Gebühr für die Einkommensteuererklärung, die extra berechnet wird. Als Kleinunternehmer bekommst Du die Umsatzsteuer auf die Rechnung nicht zurück. Statt der Tabelle kann die Kanzlei mit Dir auch eine Pauschale vereinbaren.

So sparst Du Steuerberater-Kosten

• Belege schon zuordnen. Übernimmt die Kanzlei Deine Buchführung, sieht die StBVV für bereits zugeordnete Belege nur den halben Gebührenrahmen vor (§ 33 StBVV).
• Buchhaltung selbst machen. Buchst Du laufend selbst, fällt die Gebühr für die Buchführung ganz weg. Es bleiben EÜR und Steuererklärung.
• Nicht sortieren lassen. Muss die Kanzlei erst Ordnung schaffen, rechnet sie diese Zeit gesondert ab, nach der StBVV 16,50 € bis 41 € je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV).

Wie viel Du am Ende sparst, hängt von Deiner Kanzlei ab. Frag nach, wie sie abrechnet.

Wann solltest Du liefern?

Laufend oder einmal im Quartal ist besser als einmal im Jahr. Die Kanzlei kann Unklarheiten dann klären, solange Du Dich an die Vorgänge noch erinnerst.

Mit Steuerberater hast Du mehr Zeit für die Steuererklärung: Für 2025 läuft die Frist bis zum 1. März 2027, für 2026 bis zum 29. Februar 2028 (§ 149 Abs. 3 AO). Das Finanzamt darf die Erklärung aber früher anfordern, zum Beispiel im Jahr Deiner Gründung. Damit die Kanzlei die Frist halten kann, braucht sie Deine Unterlagen deutlich vorher.

Was Du trotzdem selbst im Blick behalten solltest

Die Steuererklärung gibst Du ab, die Kanzlei hilft Dir nur dabei. Für die Richtigkeit Deiner Angaben stehst deshalb Du ein (§ 150 Abs. 2 AO). Lies den Entwurf, bevor Du ihn freigibst. Stellt sich nach der Abgabe heraus, dass dadurch zu wenig Steuer festgesetzt wurde, musst Du das dem Finanzamt umgehend mitteilen (§ 153 AO).

Wirf einmal im Monat einen Blick auf Deine Einnahmen, Ausgaben und offenen Rechnungen. Dann fallen Lücken auf, bevor die Kanzlei danach fragt.

Beispiel: zwei Übergaben im Vergleich

Erfundenes Beispiel: Eine Einzelunternehmerin übergibt ihre Unterlagen zwei Jahre hintereinander.

• Erstes Jahr: ein Karton mit 140 losen Belegen, Kontoauszüge auf Papier, danach drei Rückfrage-Mails der Kanzlei.
• Zweites Jahr: ein Export mit allen Buchungen und verknüpften Belegen, eine Liste der Anschaffungen, keine Rückfrage.

Wie hilft Dir eine Buchhaltungssoftware bei der Übergabe?

In Intiqore liegen Deine Rechnungen und Belege an einem Ort. Zu jeder Rechnung hältst Du fest, wann sie bezahlt wurde, und die Rechnungsnummern laufen automatisch fortlaufend. Für die Übergabe an die Kanzlei erzeugst Du einen DATEV-Export, den gibt es im Tarif GOLD.

Häufige Fragen

Brauche ich als Kleinunternehmer überhaupt einen Steuerberater?

Nein, eine Pflicht gibt es nicht. Du kannst die EÜR und Deine Steuererklärung selbst über ELSTER einreichen, dann bis zum 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO). Ein Steuerberater lohnt sich vor allem, wenn Deine Lage komplizierter wird, etwa mit Fahrzeug, Arbeitszimmer oder Angestellten. Wie die EÜR bei einem kleinen Gewerbe aussieht, zeigt EÜR im Nebengewerbe.

Kann ich die Buchhaltung selbst machen und nur die Erklärung abgeben lassen?

Ja. Du buchst laufend selbst und gibst der Kanzlei am Jahresende Deine Buchungen, zum Beispiel als DATEV-Export. Sie erstellt daraus die EÜR und die Steuererklärung, und die Gebühr für die Buchführung entfällt.

Was ist ein DATEV-Export?

Eine Datei mit Deinen Buchungen in dem Format, das DATEV-Programme einlesen. Die Kanzlei übernimmt die Daten damit direkt in ihr System, statt sie aus Belegen abzutippen.

Muss ich Originalbelege abgeben?

Nein, digitale Belege reichen für die Kanzlei. Die Aufbewahrung bleibt aber Deine Aufgabe: Belege hebst Du acht Jahre lang auf (§ 147 AO). Papier darfst Du erst wegwerfen, wenn Du es ordnungsgemäß eingescannt und Deinen Ablauf dafür kurz aufgeschrieben hast (GoBD, Rz. 136 ff.). Bei einer E-Rechnung ist die Datei des Absenders das Original, etwa die XML-Datei einer XRechnung, und genau diese Datei hebst Du auf.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig recherchiert und gibt den Stand vom 27. Oktober 2026 wieder. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Für Deinen Einzelfall wende Dich bitte an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder Dein Finanzamt.