E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt für Dich?

Als Kleinunternehmer musst Du keine E-Rechnung schreiben, Papier und PDF bleiben für Deine Rechnungen erlaubt. Empfangen können musst Du eine E-Rechnung aber, sobald ein Lieferant Dir eine schickt. Dafür reicht in der Regel ein E-Mail-Postfach. Die E-Rechnungspflicht gilt also auch für Dich, nur in eine Richtung.

Ratgeber zur E-Rechnung erklären die Pflicht aus Sicht der Unternehmen, die sie ausstellen müssen. Hier geht es nur um Deine Sicht als Kleinunternehmer nach § 19 UStG: ausstellen nein, empfangen ja.

Betrifft Dich die E-Rechnungspflicht? Der schnelle Check

1. Bist Du Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Ja: Du musst keine E-Rechnung ausstellen, egal an wen. Weiter bei 2. Nein: Für Dich gelten die Regeln der Regelbesteuerung, siehe Abschnitt „Was ändert sich, wenn Du die Umsatzgrenze überschreitest?“.
2. Kaufst Du bei anderen Unternehmen ein? Ja: Du musst E-Rechnungen empfangen, lesen und aufbewahren können. Weiter bei 3. Nein: Dann bekommst Du auch keine.
3. Hat ein Kunde Dich um eine E-Rechnung gebeten? Ja: Du darfst sie freiwillig ausstellen, zum Beispiel mit einer Software. Nein: Du schreibst Deine Rechnungen weiter wie bisher.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Das Umsatzsteuergesetz definiert sie so:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“

Strukturiert heißt: Die Daten stehen in festen Feldern, die ein Programm auslesen kann, etwa Rechnungsnummer, Betrag und Steuersatz.

Alles andere ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“, auch die PDF, die Du per E-Mail bekommst (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine PDF sieht für Dich aus wie eine Rechnung, für ein Programm ist sie nur ein Bild mit Text.

Zwei Formate sind in Deutschland verbreitet, beide folgen der europäischen Norm EN 16931:

• XRechnung: eine reine XML-Datei. Sie enthält nur Daten und ist ohne Programm nicht lesbar.
• ZUGFeRD: eine PDF, in die dieselben Daten als XML eingebettet sind. Du siehst die gewohnte Rechnung, Dein Programm liest den Datenteil. Die Finanzverwaltung erkennt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 an, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Musst Du E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung übermitteln, also auf Papier oder als PDF (§ 34a UStDV). Diese Ausnahme gilt dauerhaft und unabhängig davon, wer Dein Kunde ist.

Die Pflicht zur E-Rechnung trifft Unternehmer mit Umsatzsteuerausweis, wenn sie an andere Unternehmer im Inland leisten (§ 14 Abs. 2 UStG). Auch für sie gibt es Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG): Bis Ende 2026 darf jeder noch Papier oder PDF schicken, bis Ende 2027 nur noch, wer im Vorjahr höchstens 800.000 € Umsatz hatte. Ab dem 1. Januar 2028 muss jeder Regelbesteuerte seine Rechnungen an Unternehmer als E-Rechnung ausstellen. Für Dich als Kleinunternehmer spielen diese Fristen erst eine Rolle, wenn Du die Kleinunternehmerregelung verlässt.

Was auf Deine Rechnung muss, ändert sich dadurch nicht. Die Pflichtangaben stehen im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Muster.

Musst Du E-Rechnungen empfangen?

Ja. Seit Anfang 2025 gilt: Wer als Unternehmer im Inland einkauft, muss eine E-Rechnung entgegennehmen können. Das trifft Dich als Kleinunternehmer genauso wie einen Konzern. Eine Schonfrist hat der Gesetzgeber nur den Ausstellern eingeräumt; wer Rechnungen bekommt, musste vom ersten Tag an bereit sein. Schickt Dir ein Lieferant eine XRechnung statt einer PDF, darfst Du sie nicht zurückweisen und eine andere Form verlangen. Verweigerst Du sie trotzdem, hast Du laut Finanzverwaltung keinen Anspruch auf eine Papierrechnung.

Die gute Nachricht: Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang, so steht es im Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung. Du brauchst kein Portal und keine Schnittstelle. Der Lieferant braucht für die E-Rechnung auch nicht Deine Zustimmung (§ 14 Abs. 1 UStG). Bei einer PDF-Rechnung ist das anders: Dem Versand als PDF musst Du zustimmen. Das geht formlos, zum Beispiel indem Du die Rechnung einfach bezahlst.

Was Du brauchst, ist ein Weg, die Datei zu lesen und abzulegen. Darum geht es in den nächsten beiden Abschnitten.

Wie liest Du eine E-Rechnung?

Das hängt vom Format ab:

Eine XRechnung öffnest Du nicht mit einem PDF-Programm, sondern mit einem Viewer, der die XML-Daten als lesbare Rechnung darstellt. Einen Viewer bekommst Du kostenlos als Website oder als Programm, ein Rechnungsprogramm zeigt die Datei direkt an. Eine ZUGFeRD-Rechnung liest Du wie jede PDF. Maßgeblich ist aber auch dort der eingebettete Datenteil, nicht das Bild: Weichen beide voneinander ab, gilt, was im XML steht, und nur daraus gibt es den Vorsteuerabzug.

In Intiqore erstellst Du E-Rechnungen im Format XRechnung und siehst sie als lesbare Rechnung mit allen Feldern, nicht als Code. So bekommst Du ein Gefühl dafür, was in einer XRechnung steckt. Wenn Du es an einer echten Datei sehen willst, buche eine kostenlose Demo.

Wie bewahrst Du E-Rechnungen auf?

E-Rechnungen bewahrst Du acht Jahre auf, wie jede andere Rechnung (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Wichtig ist das Format: Du bewahrst die Originaldatei auf, also die XML-Datei oder die ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck oder ein Screenshot reicht nicht, denn der Datenteil muss unversehrt bleiben (GoBD, Rz. 119 und 131). Bei ZUGFeRD genügt streng genommen der XML-Teil; am einfachsten behältst Du die ganze PDF. Lege die Datei dort ab, wo auch Deine anderen Belege liegen, und lösche sie nicht aus dem Postfach, bevor sie gesichert ist. Alle Fristen im Überblick stehen im Artikel Aufbewahrungsfristen: Wie lange musst Du Rechnungen und Belege aufheben?. Wie Deine Eingangsrechnungen am Jahresende in die Gewinnermittlung einfließen, zeigt die Anleitung EÜR für Kleinunternehmer.

Was, wenn ein Kunde eine E-Rechnung von Dir verlangt?

Du darfst als Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Die Zustimmung Deines Kunden brauchst Du dafür nicht, wenn er selbst Unternehmer im Inland ist. Das hat das Bundesfinanzministerium im Oktober 2025 klargestellt; vorher hatte die Finanzverwaltung die Zustimmung verlangt. Wenn der Kunde selbst darum bittet, ist die Frage ohnehin erledigt.

Verlangt wird das vor allem von öffentlichen Auftraggebern. Der Bund nimmt seit dem 27. November 2020 von seinen Lieferanten nur noch E-Rechnungen an, ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 ERechV). Die Bundesländer haben eigene Regeln. Arbeitest Du für die öffentliche Hand, brauchst Du also ein Programm, das XRechnungen erstellt. Mit Intiqore geht das, der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG steht automatisch auf der Rechnung.

Was ändert sich, wenn Du die Umsatzgrenze überschreitest?

Verlässt Du die Kleinunternehmerregelung, gilt für Dich die Ausstellungspflicht der Regelbesteuerten: Rechnungen an andere Unternehmer im Inland musst Du dann als E-Rechnung schreiben, sobald die Übergangsfristen abgelaufen sind, also spätestens ab dem 1. Januar 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Rechnungen an Privatkunden bleiben davon unberührt.

Was beim Überschreiten der Grenze sonst noch auf Dich zukommt, steht im Artikel „Kleinunternehmergrenze überschritten: Was passiert jetzt?“.

Beispiel: Eine XML-Datei im Postfach

Mara betreibt als Kleinunternehmerin einen kleinen Online-Shop für Seifen. Sie bestellt Verpackungsmaterial beim Großhändler. Statt der gewohnten PDF kommt per E-Mail eine Datei mit der Endung .xml und der Hinweis, das sei die Rechnung.

Was Mara tut:

1. Datei nicht löschen

   Die XML-Datei ist die Rechnung und zugleich der Beleg für ihre Betriebsausgabe.

2. Datei öffnen

   Mara lädt die Datei in ihr Rechnungsprogramm hoch oder nutzt einen kostenlosen Viewer. Sie sieht Rechnungsnummer, Positionen und Betrag.

3. Angaben prüfen

   Stimmen Menge, Preis und ihre Adresse? Dann zahlt sie die Rechnung.

4. Original ablegen

   Die XML-Datei kommt in ihre Belegablage zum Jahr 2026, nicht ein Ausdruck.

Ihre eigene Rechnung an einen Geschäftskunden, der bei ihr Seifen als Kundengeschenke bestellt, schreibt Mara weiter als PDF. Sie ist Kleinunternehmerin, die Ausstellungspflicht gilt für sie nicht.

Häufige Fragen

Ist eine PDF eine E-Rechnung?

Eine PDF ist keine E-Rechnung. Seit 2025 gilt eine PDF als sonstige Rechnung, weil ihre Daten nicht in einem strukturierten Format vorliegen. Eine Ausnahme ist ZUGFeRD, bei dem in der PDF ein XML-Datenteil steckt.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine spezielle Software für E-Rechnungen?

Zum Empfang einer E-Rechnung genügt Dein E-Mail-Postfach. Zum Lesen einer XRechnung brauchst Du einen Viewer oder ein Rechnungsprogramm, das XML-Dateien anzeigt.

Darf ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ablehnen?

Eine E-Rechnung darfst Du nicht ablehnen. Die Pflicht, sie entgegenzunehmen, gilt seit Anfang 2025 für jeden Unternehmer im Inland, ohne Ausnahme für Kleinunternehmer.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch bei Rechnungen an Privatkunden?

Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmern im Inland (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an Privatkunden darf jeder weiter auf Papier oder als PDF schreiben.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig recherchiert und gibt den Stand vom 13. Oktober 2026 wieder. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Für Deinen Einzelfall wende Dich bitte an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder Dein Finanzamt.