Ratgeber
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Muster
Eine Rechnung als Kleinunternehmer braucht im Normalfall fünf Angaben und den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Es ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer: Du weist keinen Steuerbetrag und keinen Steuersatz aus. Schreiben darfst Du sie auf Papier oder als PDF. Die Pflicht zur E-Rechnung, die seit 2025 zwischen Unternehmen gilt, trifft Dich als Aussteller nicht.
Welche Angaben sind auf der Rechnung Pflicht?
Seit 2025 gibt es für Kleinunternehmer eine eigene, kürzere Liste. Sie steht in § 34a UStDV. Die zehn Pflichtangaben, die für Unternehmer mit Umsatzsteuerausweis gelten, brauchst Du nicht alle.
| Nr. | Pflichtangabe | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift von Dir und Deinem Kunden | Max Muster, Musterweg 1, 00000 Musterstadt |
| 2 | Deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer | Steuernummer 00/000/00000 |
| 3 | Ausstellungsdatum | 9. Oktober 2026 |
| 4 | Menge und Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Leistung | 20 Schlüsselanhänger aus dem 3D-Drucker |
| 5 | Entgelt in einer Summe mit Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer | 120,00 €, steuerfrei nach § 19 UStG |
Zwei Ausnahmen: Bei Beträgen bis 250 € reicht noch weniger (siehe unten), und stellt Dein Kunde die Rechnung für Dich aus, kommt das Wort „Gutschrift“ dazu.
Was ist nicht Pflicht, aber sinnvoll?
Rechnungsnummer und Leistungsdatum stehen nicht in der Liste des § 34a UStDV. Für Kleinunternehmer sind sie damit keine Pflichtangabe. Ich empfehle sie trotzdem, zusammen mit zwei weiteren Angaben:
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Damit findest Du jede Rechnung wieder, und Dein Kunde kann sie bei der Überweisung angeben. Wie Du sie aufbaust, steht in „Rechnungsnummer: So nummerierst Du Deine Rechnungen richtig“.
- Leistungsdatum: Es zeigt, wann Du geliefert oder gearbeitet hast.
- Zahlungsziel: zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen“.
- Bankverbindung: IBAN und Kontoinhaber.
Welcher Text zu § 19 UStG gehört auf die Rechnung?
Einen vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht. Die Verordnung verlangt nur einen Hinweis darauf, „dass für die Lieferung oder sonstige Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt“ (§ 34a UStDV). Diese beiden Sätze erfüllen das:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Steuerfreier Umsatz nach § 19 UStG (Kleinunternehmer).“
Der Finanzverwaltung reicht sogar die Kurzform „steuerfreier Kleinunternehmer“ (Deutsche Handwerks Zeitung zum Anwendungsschreiben 2025).
In Intiqore steht der Hinweis auf § 19 UStG automatisch auf jeder Rechnung, sobald Du als Kleinunternehmer eingerichtet bist. Du kannst ihn also nicht vergessen.
Muster: So sieht die Rechnung eines Kleinunternehmers aus
Das Muster zeigt die fünf Pflichtangaben und die vier empfohlenen Angaben an einem Beispiel: 20 Schlüsselanhänger zu je 6 €.
Max Muster · 3D-Druck Rechnung Nr. 2026-014 Musterweg 1 Rechnungsdatum: 09.10.2026 00000 Musterstadt Leistungsdatum: 07.10.2026 Steuernummer: 00/000/00000 An Erika Beispiel Beispielstraße 2 00000 Musterstadt Pos. Menge Bezeichnung Einzelpreis Gesamt 1 20 Schlüsselanhänger, 3D-Druck, blau 6,00 € 120,00 € Rechnungsbetrag 120,00 € Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Zahlbar innerhalb von 14 Tagen auf das Konto IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, Kontoinhaber Max Muster
Name, Anschrift, Steuernummer und IBAN sind Platzhalter.
Was gilt bei Rechnungen bis 250 €?
Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € reicht eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Darauf stehen Dein Name und Deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware oder Leistung und der Betrag mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Name und Anschrift des Kunden dürfen fehlen. Das ist praktisch, wenn Du auf einem Markt verkaufst und eine Quittung von Hand schreibst.
Die drei häufigsten Fehler
- Umsatzsteuer ausweisen. Stünden auf der Musterrechnung über 120 € zusätzlich 19 % Umsatzsteuer, wären das 22,80 €. Geht so eine Rechnung an einen anderen Unternehmer, schuldest Du die 22,80 € dem Finanzamt, obwohl Du als Kleinunternehmer gar keine Umsatzsteuer erhebst (§ 14c Abs. 1 UStG). Bei Rechnungen an Privatkunden entsteht diese Schuld nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. März 2025 nicht. Berichtige die Rechnung in beiden Fällen.
- Den Hinweis auf § 19 UStG vergessen. Ohne ihn fehlt eine der fünf Pflichtangaben, und Dein Kunde weiß nicht, warum keine Umsatzsteuer auf der Rechnung steht.
- „Netto“ und „brutto“ schreiben. Die beiden Wörter gehören zu Rechnungen mit Umsatzsteuer. Bei Dir gibt es nur einen Betrag.
Musst Du als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?
Nein. § 34a UStDV lässt Dir die Wahl: Deine Rechnung darf als Ausdruck oder als PDF rausgehen, auch wenn Dein Kunde ein Unternehmen ist. Anders ist es im Posteingang. Schickt Dir ein Lieferant eine E-Rechnung, musst Du sie seit dem 1. Januar 2025 annehmen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach (Zusammenfassung der FAQ des Bundesfinanzministeriums). Die Einzelheiten stehen im Artikel „E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt für Dich?“.
Bis wann musst Du die Rechnung schreiben?
Für Leistungen an andere Unternehmer hast Du sechs Monate Zeit, gerechnet ab der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG). Die Frist gilt auch für Kleinunternehmer. Warte nicht so lange: Wer am Tag der Lieferung abrechnet, bekommt sein Geld früher.
Eine Kopie jeder Rechnung bewahrst Du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG). Mehr dazu im Artikel „Aufbewahrungsfristen: Wie lange musst Du Rechnungen und Belege aufheben?“.
Rechnungen in Intiqore schreiben
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Wie die Einnahmen aus Deinen Rechnungen am Jahresende in die Gewinnermittlung einfließen, zeigt die Anleitung EÜR für Kleinunternehmer.
Häufige Fragen
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Eine Rechnungsnummer steht nicht in der Liste der Pflichtangaben für Kleinunternehmer. Vergib trotzdem eine fortlaufende Nummer, damit Du und Dein Kunde jede Rechnung eindeutig zuordnen könnt.
Darf ich meine Rechnung in Word oder Excel schreiben?
Du darfst Deine Rechnung in Word oder Excel schreiben. Entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben draufstehen und Du eine Kopie aufbewahrst.
Was mache ich bei einem Fehler auf der Rechnung?
Ist auf einer Rechnung etwas falsch, schickst Du Deinem Kunden ein kurzes Schreiben mit der richtigen Angabe und nennst darin Nummer und Datum der Rechnung, die Du korrigierst. Eine komplett neue Rechnung brauchst Du dafür nicht.
Steuernummer oder Steuer-ID: Welche gehört auf die Rechnung?
Auf die Rechnung gehört die Steuernummer, die Dir das Finanzamt für Deinen Betrieb erteilt hat, nicht Deine persönliche Steuer-Identifikationsnummer. Zulässig sind stattdessen auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.
Was ändert sich, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Überschreitest Du die Umsatzgrenze, bist Du kein Kleinunternehmer mehr, und es gelten die Pflichtangaben der normalen Rechnung mit Umsatzsteuerausweis. Was genau passiert, liest Du in „Kleinunternehmergrenze überschritten: Was passiert jetzt?“.
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Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig recherchiert und gibt den Stand vom 9. Oktober 2026 wieder. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Für Deinen Einzelfall wende Dich bitte an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder Dein Finanzamt.