Aufbewahrungsfristen: Wie lange musst Du Rechnungen und Belege aufheben?

Die Aufbewahrungsfristen für Selbstständige sind acht Jahre für Rechnungen und Belege, zehn Jahre für Deine EÜR und die laufenden Aufzeichnungen und sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt immer erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Belege acht statt zehn Jahre. Ältere Ratgeber nennen für Belege noch zehn Jahre, das ist seit 2025 überholt.

Dieser Artikel behandelt nur Deine betrieblichen Unterlagen. Private Belege, etwa für die Steuererklärung Deiner Familie, folgen anderen Regeln und bleiben hier außen vor.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für welche Unterlage?

Das Gesetz kennt drei Gruppen mit drei Fristen. Entscheidend ist nicht, ob eine Unterlage auf Papier oder als Datei vorliegt, sondern zu welcher Gruppe sie gehört. Die Aufbewahrungsfrist für Belege ist dabei kürzer als die für Deine Aufzeichnungen.

Die drei Fristen stehen in § 147 Abs. 3 AO: zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für alle übrigen steuerlich bedeutsamen Unterlagen. Für Rechnungen gibt es zusätzlich eine eigene Regel im Umsatzsteuerrecht: § 14b Abs. 1 UStG verlangt, dass Du ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung und jede erhaltene Rechnung acht Jahre aufhebst. Beide Fristen laufen parallel und kommen auf dasselbe Ergebnis.

Die Zuordnung in der Tabelle entspricht der üblichen Praxis. Im Zweifel gilt: Alles, was eine Einnahme oder Ausgabe in Deiner EÜR belegt, ist ein Buchungsbeleg. Ein Angebot, aus dem ein Auftrag wurde, ist ein Geschäftsbrief. Angebote ohne Auftrag musst Du nicht aufheben.

Die Fristen gelten auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Wer seinen Gewinn mit der EÜR ermittelt, muss die Belege dazu aufbewahren, und die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht diese Pflicht.

Wann beginnt die Frist?

Die Frist beginnt nicht am Tag der Rechnung, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Rechne deshalb immer vom 31. Dezember aus.

Ein Beispiel: Eine Rechnung vom 14. März 2026 ist ein Buchungsbeleg. Die acht Jahre beginnen am 31. Dezember 2026 und enden am 31. Dezember 2034. Am 1. Januar 2035 darf die Rechnung weg. Für eine Rechnung vom 28. Dezember 2026 gilt genau dasselbe Datum. Im schlechtesten Fall hebst Du einen Beleg also fast neun Jahre auf.

Bei Deiner EÜR zählt das Jahr, in dem Du sie erstellt hast, nicht das Jahr, für das sie gilt. Die EÜR für 2026 schreibst Du im Frühjahr 2027. Ihre zehn Jahre beginnen deshalb erst am 31. Dezember 2027 und enden am 31. Dezember 2037.

Was darfst Du zum nächsten Jahreswechsel entsorgen?

Diese Tabelle gilt für den Aufräumtermin am 1. Januar 2027.

Voraussetzung: Für das Jahr läuft keine Betriebsprüfung, kein Einspruch ist offen, und der Bescheid ist weder vorläufig noch unter Vorbehalt ergangen (siehe nächster Abschnitt).

Die acht Jahre wirken zurück: Auch ein Beleg aus 2018, der nach der alten Regel bis Ende 2028 hätte liegen bleiben müssen, fällt unter die neue Frist und darf am 1. Januar 2027 weg. Entscheidend ist nur, dass seine alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a EGAO, für Rechnungen § 27 Abs. 40 UStG).

Wenn Du die Tabelle in einem späteren Jahr nutzt, zählst Du einfach jedes Jahr eins hoch: Am 1. Januar 2028 dürfen Belege aus 2019 weg, Aufzeichnungen von 2017 und Geschäftsbriefe aus 2021.

Wann musst Du länger aufheben?

Das Gesetz macht eine Ausnahme, wenn das Finanzamt mit einem Jahr noch nicht fertig ist:

„Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.“

Die Festsetzungsfrist ist die Zeit, in der das Finanzamt Deinen Steuerbescheid noch ändern darf. Sie verlängert sich in diesen Fällen (§ 171 AO), und solange behältst Du die Unterlagen des Jahres:

• Eine Betriebsprüfung für dieses Jahr hat begonnen. Ist sie nur angekündigt, heb die Unterlagen ebenfalls auf, denn Du wirst sie brauchen.
• Du hast Einspruch gegen den Steuerbescheid eingelegt, und der ist noch nicht entschieden.
• Der Bescheid ist vorläufig ergangen, weil eine Rechtsfrage noch offen ist.
• Der Bescheid steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung. Dieser Vorbehalt fällt erst mit der Festsetzungsfrist weg (§ 164 Abs. 4 AO).

In allen anderen Fällen reicht die gesetzliche Frist. Im Zweifel hebst Du ein Jahr länger auf, das kostet Dich nur ein wenig Platz.

Reicht ein Scan oder ein Foto?

Ja. Ein gescannter oder fotografierter Beleg ersetzt das Papier, und das Original darf danach in den Schredder (§ 147 Abs. 2 AO). Die Finanzverwaltung nennt das bildliche Erfassung und erlaubt sie in den GoBD, ihren Grundsätzen zur Buchführung in elektronischer Form, ausdrücklich auch mit dem Smartphone (GoBD, Rz. 130 und 140). Drei Bedingungen: Das Bild muss mit dem Original übereinstimmen, es muss lesbar bleiben, und Du darfst es nachträglich nicht verändern. Halte außerdem in ein paar Sätzen fest, wie Du scannst und wo Du ablegst; die GoBD nennen das Verfahrensdokumentation.

Ein Foto mit dem Handy erfüllt das, wenn der ganze Beleg drauf ist und Du es in Deiner Belegablage speicherst statt nur in der Fotogalerie.

Zwei Dinge solltest Du dabei beachten:

• Thermopapier verblasst. Die Schrift auf Kassenbons aus Thermopapier wird mit der Zeit blass, besonders bei Wärme und Licht. Fotografiere sie am Tag des Kaufs.
• Digitale Rechnungen bleiben digital. Eine Rechnung, die Du als PDF oder E-Rechnung bekommen hast, bewahrst Du in genau diesem Format auf. Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht, denn die GoBD verlangen die Aufbewahrung in dem Format, in dem die Rechnung bei Dir angekommen ist (Rz. 131). Was das für E-Rechnungen bedeutet, steht im Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt für Dich?.

Beispiel: Aufräumen nach neun Jahren Nebengewerbe

Lena arbeitet seit 2017 als Grafikdesignerin im Nebengewerbe. Zum Jahreswechsel 2026/2027 will sie ihre Ordner ausdünnen. Für 2017 hat sie keine Prüfung und keinen offenen Bescheid.

Das Ergebnis klingt zunächst unlogisch: Die Belege dürfen früher weg als die Aufzeichnungen, zu denen sie gehören. Lena entsorgt also die Quittungen aus 2017, behält aber die Liste, in der diese Quittungen stehen.

So behältst Du die Fristen im Griff

• Ablage nach Kalenderjahr. Ein Ordner oder ein digitaler Ordner pro Jahr. Dann entsorgst Du am Jahreswechsel einen ganzen Ordner statt einzelner Blätter.
• Fester Aufräumtermin im Januar. Einmal im Jahr die Tabelle oben durchgehen, nach Prüfungen und offenen Bescheiden schauen, dann entsorgen.
• Belege sofort digital sammeln. Was am Tag des Kaufs fotografiert und abgelegt ist, geht nicht verloren und verblasst nicht. Wenn doch einmal ein Beleg fehlt, hilft der Artikel Beleg verloren: Was kannst Du als Selbstständiger tun?.
• Richtig entsorgen. Auf Rechnungen stehen Namen und Adressen Deiner Kunden. Schreddere Papier und lösche Dateien so, dass niemand diese Daten lesen kann.

In Intiqore lädst Du Eingangsbelege hoch und legst sie zusammen mit Deinen Ausgangsrechnungen an einem Ort ab, sortiert nach Datum. So weißt Du bei jedem Beleg, in welches Jahr er gehört und wann seine Frist endet. Wie das grundsätzlich funktioniert, liest Du in Was ist eine Belegverwaltung?. Wenn Du es an Deinen eigenen Belegen sehen möchtest, buche eine kostenlose Demo.

Wie Du Deine Ausgangsrechnungen richtig schreibst, damit sie als Beleg taugen, erklärt Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Muster. Wie aus Belegen am Jahresende die Gewinnermittlung wird, zeigt EÜR für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Gelten die Aufbewahrungsfristen auch für Kleinunternehmer?

Die Aufbewahrungsfristen gelten für Kleinunternehmer genauso wie für alle anderen Selbstständigen. Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Aufbewahrung.

Muss ich Rechnungen noch zehn Jahre aufbewahren?

Rechnungen und andere Buchungsbelege musst Du seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahren, nicht mehr zehn. Zehn Jahre gelten weiterhin für Deine EÜR und die laufenden Aufzeichnungen.

Was passiert, wenn ich Belege zu früh wegwerfe?

Wirfst Du Belege zu früh weg, kann das Finanzamt die betroffenen Ausgaben streichen oder Deinen Gewinn schätzen (§ 162 AO). Dann zahlst Du mehr Steuern, als Du müsstest.

Wie entsorge ich alte Rechnungen richtig?

Alte Rechnungen entsorgst Du so, dass niemand die Kundendaten darauf lesen kann: Papier in den Schredder, Dateien endgültig löschen, auch aus dem Papierkorb und der Cloud.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig recherchiert und gibt den Stand vom 13. Oktober 2026 wieder. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Für Deinen Einzelfall wende Dich bitte an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder Dein Finanzamt.