Kleinunternehmergrenze überschritten: Was passiert jetzt?

Hast Du als Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschritten, kommt es darauf an, welche: Liegt Dein Umsatz im laufenden Jahr über 25.000 €, aber bei höchstens 100.000 €, bleibst Du bis zum 31. Dezember Kleinunternehmer und berechnest ab dem 1. Januar Umsatzsteuer. Bei mehr als 100.000 € ist dagegen sofort Schluss: Die Zahlung, die Dich über die Grenze bringt, ist bereits voll umsatzsteuerpflichtig. Im Gründungsjahr greift diese Sofort-Regel schon oberhalb von 25.000 €.

Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 gibt es zwei Grenzen (§ 19 Abs. 1 UStG):

• 25.000 € Umsatz im vergangenen Kalenderjahr
• 100.000 € Umsatz im laufenden Kalenderjahr

Beide Beträge sind Nettowerte, Du rechnest also ohne Umsatzsteuer. Maßgeblich ist der Umsatz, nicht der Gewinn. Gezählt wird, was tatsächlich auf Deinem Konto oder in Deiner Kasse eingegangen ist, also die vereinnahmten Entgelte (§ 19 Abs. 2 UStG). Verkaufst Du einen Gegenstand aus Deinem Anlagevermögen, etwa Deinen alten Laptop, zählt dieser Erlös nicht mit.

Die Sofort-Regeln für 100.000 € und für das Gründungsjahr stehen nicht wörtlich im Gesetz. Die Finanzverwaltung erklärt sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. März 2025, auf das sich die folgenden Abschnitte stützen.

Umsatzgrenze überschritten: die drei Fälle im Überblick

Die drei Fälle unterscheiden sich genau in der Frage, die Dich interessiert: ab wann Du Umsatzsteuer berechnen musst.

In allen drei Fällen gilt: Was Du vor dem Wechsel eingenommen hast, bleibt steuerfrei. Du zahlst nichts für die Vormonate nach. Anders sieht es bei offenen Rechnungen aus. Wechselst Du zum 1. Januar, bleiben Aufträge aus dem alten Jahr steuerfrei, auch wenn der Kunde erst im Januar überweist. Kommst Du dagegen mitten im Jahr über die Grenze, ist jedes Geld, das ab da eingeht, steuerpflichtig, auch für Arbeit, die Du schon vorher abgeschlossen hattest.

Fall 1: Über 25.000 €, aber höchstens 100.000 €

Dieser Fall lässt Dir Zeit. Die 25.000 € beziehen sich auf das Vorjahr. Überschreitest Du sie im laufenden Jahr, ändert sich für dieses Jahr nichts. Erst im nächsten Jahr bist Du nicht mehr Kleinunternehmer, weil Dein Vorjahresumsatz dann zu hoch ist.

Beispiel A: Lena verkauft selbst gegossene Kerzen. 2025 hat sie 18.000 € eingenommen, 2026 kommt sie auf 27.400 €.

• 2026: Vorjahr 18.000 € (unter 25.000 €), laufendes Jahr 27.400 € (unter 100.000 €). Lena ist das ganze Jahr Kleinunternehmerin.
• 2027: Vorjahr 27.400 € (über 25.000 €). Ab dem 1. Januar 2027 stellt sie Rechnungen mit Umsatzsteuer.

Nutze die Monate bis zum Jahreswechsel, um Preise, Rechnungen und Abläufe umzustellen. Was dazugehört, steht weiter unten.

Fall 2: Die 100.000-€-Grenze im laufenden Jahr überschritten

Hier gibt es keine Schonfrist. Sobald Dein Umsatz im laufenden Jahr über 100.000 € steigt, bist Du kein Kleinunternehmer mehr. Die Zahlung, mit der Du über 100.000 € kommst, wird dabei komplett besteuert, nicht erst der Betrag oberhalb der Grenze. Das Bundesfinanzministerium formuliert es so: Der Umsatz „unterliegt in voller Höhe der Regelbesteuerung“.

Beispiel B: Murat betreibt eine kleine Schreinerei. Bis Anfang November hat er 98.500 € eingenommen. Dann baut er eine Einbauküche für 3.000 € netto ein.

• Sobald der Kunde zahlt, steigt Murats Umsatz auf 101.500 €. Es kommt auf den Tag an, an dem das Geld eingeht, nicht auf das Rechnungsdatum.
• Für die ganzen 3.000 € fällt Umsatzsteuer an. Murat berechnet 3.000 € plus 19 % Umsatzsteuer (570 €), zusammen 3.570 €. Hat er die Rechnung schon ohne Umsatzsteuer verschickt, muss er sie berichtigen.
• Die 98.500 € davor bleiben steuerfrei.

Hat er mit einem Privatkunden dagegen einen Festpreis von 3.000 € ohne Umsatzsteuer vereinbart, steckt die Steuer in diesem Betrag: Er führt 478,99 € ans Finanzamt ab und behält 2.521,01 €.

Die Lehre daraus: Wenn Dein Umsatz in die Nähe von 100.000 € kommt, prüfe vor jeder Rechnung den aktuellen Stand.

Fall 3: Kleinunternehmerregelung im Gründungsjahr, über 25.000 €

Im Jahr der Gründung gibt es kein Vorjahr. Deshalb gilt hier die 25.000-€-Grenze für das laufende Jahr, und sie wirkt wie die 100.000-€-Grenze: Wer sie überschreitet, ist sofort kein Kleinunternehmer mehr. Den Umsatz eines halben Jahres rechnest Du dabei nicht auf ein volles Jahr hoch. Als Gründungsjahr zählt nur das Jahr, in dem Du zum ersten Mal unternehmerisch tätig wirst. Hattest Du vorher schon ein anderes Gewerbe, ist es kein Gründungsjahr.

Beispiel C: Jana gründet im Juli 2026 ein Grafikdesign-Büro im Nebengewerbe. Bis Mitte November hat sie 24.200 € eingenommen. Dann bezahlt ein Kunde einen Auftrag über 1.500 € netto.

• Ihr Umsatz steigt auf 25.700 € und liegt damit über 25.000 €.
• Der Auftrag über 1.500 € ist steuerpflichtig: 1.500 € plus 19 % Umsatzsteuer (285 €), zusammen 1.785 €.
• Die 24.200 € davor bleiben steuerfrei.

Was musst Du beim Wechsel tun?

Ob zum 1. Januar oder mitten im Jahr, die Aufgaben sind dieselben:

1. Rechnungen umstellen. Ab dem Wechsel weist Du die Umsatzsteuer aus und brauchst alle Pflichtangaben der normalen Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG), darunter Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Der Hinweis auf § 19 UStG fällt weg. Welche Angaben Du bisher brauchtest, steht in Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Mit dem Wechsel betreffen Dich auch die Regeln für Rechnungsaussteller zur E-Rechnung, Einzelheiten stehen in E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt für Dich?
2. Preise prüfen. Geschäftskunden können sich die Umsatzsteuer in der Regel als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen, für sie ändert sich wenig. Privatkunden zahlen 19 % mehr, oder Du behältst den Endpreis und verdienst entsprechend weniger.
3. Offene Angebote und laufende Verträge durchsehen. Wurde ein Preis ohne Umsatzsteuer vereinbart, kläre mit dem Kunden, wie es nach dem Wechsel weitergeht.
4. Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Ab dem Wechsel meldest Du die Umsatzsteuer über ELSTER ans Finanzamt. Üblich ist ein Quartal als Zeitraum. Lag die Umsatzsteuer im Vorjahr über 9.000 €, meldest Du jeden Monat (§ 18 Abs. 2 UStG). Im Jahr des Wechsels befreit Dich das Finanzamt nicht davon. Welcher Rhythmus für Dich gilt, teilt es Dir mit.
5. Vorsteuer abziehen. Für Einkäufe nach dem Wechsel holst Du Dir die Umsatzsteuer als Vorsteuer zurück (§ 15 UStG). Hast Du als Kleinunternehmer Maschinen oder Waren gekauft, die Du jetzt weiter nutzt oder noch verkaufst, kannst Du unter Umständen einen Teil der damals gezahlten Umsatzsteuer nach § 15a UStG zurückbekommen. Das lohnt sich nur, wenn auf das einzelne Stück mehr als 1.000 € Umsatzsteuer entfallen (§ 44 UStDV). Frag dazu Deinen Steuerberater.

In Intiqore nimmst Du in den Steuereinstellungen den Haken bei „Ich bin Kleinunternehmer“ heraus. Neue Rechnungen weisen dann die Umsatzsteuer aus, und der Hinweis auf § 19 UStG verschwindet. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst übernimmt Intiqore nicht, die gibst Du über ELSTER oder über Deinen Steuerberater ab.

Kannst Du wieder Kleinunternehmer werden?

Ja. Maßgeblich ist jedes Jahr aufs Neue Dein Vorjahresumsatz. Lag er bei höchstens 25.000 € und bleibst Du im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €, giltst Du wieder als Kleinunternehmer.

Eine Ausnahme: Hast Du freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, bist Du daran mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

So behältst Du die Grenze im Blick

• Monatlich nachsehen: Rechne einmal im Monat zusammen, was im laufenden Jahr eingegangen ist.
• In Grenznähe vor jeder Rechnung: Meine Faustregel: Ab etwa 20.000 € im Gründungsjahr oder 90.000 € im laufenden Jahr schaue ich vor jeder größeren Rechnung auf den Stand.
• Im Herbst für das nächste Jahr planen: Liegst Du über 25.000 €, weißt Du jetzt schon, dass Du ab Januar Umsatzsteuer berechnest.

In Intiqore siehst Du in der Umsatzübersicht, was Du im laufenden Jahr eingenommen hast, ohne eine Tabelle zu pflegen. Wenn Du sehen willst, wie das aussieht, buche eine kostenlose Demo.

Wie die Einnahmen am Jahresende in Deine Gewinnermittlung einfließen, zeigt die Anleitung EÜR für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Zählt für die Grenze der Gewinn oder der Umsatz?

Für die Grenze zählt der Umsatz, also alle Einnahmen ohne Umsatzsteuer, bevor Du Deine Ausgaben abziehst. Ein Gewinn von 15.000 € kann zu einem Umsatz von 30.000 € gehören.

Muss ich Umsatzsteuer für das ganze Jahr nachzahlen?

Nein. Die Umsätze vor dem Wechsel bleiben steuerfrei, die Umsatzsteuer gilt erst ab dem Zeitpunkt des Wechsels.

Zählen mehrere Tätigkeiten zusammen?

Ja. Die Grenze gilt je Unternehmer, nicht je Gewerbe (§ 2 Abs. 1 UStG). Betreibst Du einen Online-Shop und arbeitest nebenbei als Fotograf, zählen beide Umsätze zusammen.

Was ist, wenn ich nur wenige Euro über der Grenze liege?

Es gibt keinen Spielraum. Auch 25.001 € im Vorjahr reichen, damit Du im Folgejahr Umsatzsteuer berechnest. Genau 25.000 € sind dagegen noch in Ordnung.

Kann ich freiwillig früher auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja, das geht mit einer Erklärung gegenüber dem Finanzamt. Daran bist Du dann mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG).

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig recherchiert und gibt den Stand vom 20. Oktober 2026 wieder. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Für Deinen Einzelfall wende Dich bitte an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder Dein Finanzamt.