Angebot schreiben als Selbstständiger: Aufbau und Muster

Wenn Du ein Angebot schreibst, legst Du fest, wer wem welche Leistung zu welchem Preis und bis wann anbietet. Anders als für Rechnungen gibt es für Angebote keine gesetzliche Liste mit Pflichtangaben. Dafür bindet Dich ein Angebot: Nimmt der Kunde es rechtzeitig und unverändert an, ist der Vertrag geschlossen, es sei denn, Du hast es als unverbindlich gekennzeichnet (§ 145 BGB).

Unten findest Du, was in ein Angebot gehört, wie Du die Bindung mit einer Frist begrenzt, was Du als Kleinunternehmer beim Preis beachtest, und ein vollständig ausgefülltes Musterangebot.

Wozu ein schriftliches Angebot?

• Klarheit für beide Seiten: Leistung, Preis und Termin stehen fest, bevor Du anfängst.
• Grundlage für die Rechnung: Was im angenommenen Angebot steht, übernimmst Du später in die Rechnung.
• Professioneller Eindruck: Ein sauberes Angebot zeigt dem Kunden, dass Du den Auftrag ernst nimmst, auch wenn es nur um 200 € geht.
• Beweis im Streitfall: Ein mündliches Angebot ist genauso wirksam, denn für Kauf- und Werkverträge schreibt das Gesetz keine Form vor (§ 125 BGB). Es lässt sich aber kaum belegen, wenn sich später niemand mehr an den Preis erinnert.

Wie verbindlich ist ein Angebot?

Verbindlicher, als viele Gründer denken. Wer einem anderen einen Vertrag anbietet, ist daran gebunden, solange er die Bindung nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB). Für Dich heißt das:

• Nimmt der Kunde rechtzeitig und unverändert an, ist der Vertrag geschlossen. Du musst zu dem angebotenen Preis liefern, auch wenn Dir das Material inzwischen teurer geworden ist.
• Mit „freibleibend“ oder „unverbindlich“ schließt Du die Bindung aus und kannst Dein Angebot zurückziehen, solange der Kunde nicht angenommen hat. Was genau dann gilt, hängt im Streitfall von der Auslegung ab. Am sichersten bestätigst Du eine Bestellung auf ein freibleibendes Angebot deshalb ausdrücklich (IHK Frankfurt).
• Nimmt der Kunde mit Änderungen an, etwa „gern, aber für 400 € statt 460 €“, ist das eine Ablehnung mit einem neuen Angebot an Dich (§ 150 Abs. 2 BGB). Du entscheidest, ob Du zustimmst.

Wie lange ist ein Angebot gültig?

• Mit Frist: Der Kunde kann nur bis zum genannten Datum annehmen, danach bist Du frei (§ 148 BGB). Kommt seine Zusage zu spät, gilt sie als neues Angebot an Dich (§ 150 Abs. 1 BGB).
• Ohne Frist: Du bist so lange gebunden, wie Du unter normalen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 Abs. 2 BGB). Wie lange das ist, hängt von Art und Umfang des Auftrags und vom Weg ab, auf dem Du das Angebot schickst. Eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht.

Meine Empfehlung: Schreib in jedes Angebot ein Datum, bis zu dem es gilt. Das kostet Dich einen Satz und erspart Dir die Frage, ob ein Kunde nach zwei Monaten noch zum alten Preis bestellen darf.

Aufbau: Was gehört in ein Angebot?

Gesetzliche Pflichtangaben wie bei der Rechnung (§ 14 Abs. 4 UStG) gibt es für ein Angebot nicht. Damit es als Vertragsgrundlage taugt, gehören diese Angaben hinein:

Bist Du als Kaufmann im Handelsregister eingetragen (e. K.), müssen auf Angeboten wie auf allen Geschäftsbriefen zusätzlich Firma, Rechtsformzusatz, Ort der Niederlassung, Registergericht und Registernummer stehen (§ 37a HGB). Als nicht eingetragener Einzelunternehmer brauchst Du das nicht.

In fünf Schritten zum Angebot

1. Anfrage klären

   Menge, Termin, Sonderwünsche und ob der Kunde privat oder geschäftlich bestellt.

2. Leistung genau beschreiben

   Leistung genau beschreiben und ausdrücklich nennen, was nicht dazugehört.

3. Preis kalkulieren

   Preis kalkulieren und den Hinweis zur Umsatzsteuer setzen.

4. Frist und Zahlungsbedingungen festlegen

   Frist und Zahlungsbedingungen festlegen.

5. Verschicken

   Verschicken und die Zusage des Kunden schriftlich festhalten, etwa als Antwort-E-Mail.

Umsatzsteuer im Angebot

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist Du keine Umsatzsteuer aus. Dein Angebotspreis ist zugleich der Endpreis. Ein kurzer Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ ist im Angebot nicht vorgeschrieben, verhindert aber, dass ein Geschäftskunde 19 % obendrauf erwartet oder abzieht. Auf der Rechnung ist der Hinweis auf die Steuerbefreiung dagegen Pflicht (§ 34a UStDV).

Mit Umsatzsteuer führst Du für jede Position den Preis ohne Steuer auf und nennst darunter Steuersatz, Steuerbetrag und den Endbetrag. Gegenüber Privatkunden musst Du den Gesamtpreis einschließlich Umsatzsteuer nennen (§ 3 PAngV).

Ob Du Kleinunternehmer bist, ist eine Frage der Umsatzsteuer, nicht der Rechtsform. Wann Du die Grenze überschreitest, steht in Kleinunternehmergrenze überschritten: Was passiert jetzt?.

Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung: der Unterschied

Wie weit ein Kostenvoranschlag überschritten werden darf, legt das Gesetz nicht in Prozent fest (§ 649 BGB). Die IHK Frankfurt hält Abweichungen von 10 bis 20 Prozent meist noch für unwesentlich, entscheidend ist aber der Einzelfall. Wenn Du den Umfang kennst, ist ein Angebot mit festem Preis für beide Seiten klarer.

Muster und Vorlage: So sieht ein fertiges Angebot aus

Erfundenes Beispiel. Tim druckt im Nebengewerbe Ersatzteile und Kleinserien mit dem 3D-Drucker und ist Kleinunternehmer. Ein Sportverein fragt 150 Schlüsselanhänger mit Vereinswappen an. Tims Angebot:

Tim Beispiel · Druckwerkstatt
Musterweg 1 · 12345 Musterstadt · [email protected] · 0123 456789

Sportverein Musterstadt e. V.
z. Hd. Frau Muster
Vereinsstraße 2
12345 Musterstadt

Angebot Nr. AN-2026-014                          Datum: 03.11.2026

Hallo Frau Muster,

vielen Dank für Ihre Anfrage. Gern biete ich Ihnen Folgendes an:

Pos. 1  Entwurf des Anhängers nach Ihrem Vereinswappen
        und ein Musterstück zur Freigabe        pauschal     40,00 €
Pos. 2  150 Schlüsselanhänger, PLA, ca. 5 x 3 cm,
        Wappen einseitig, Farbe nach Musterfreigabe
        150 x 2,80 €                                        420,00 €
                                                ----------------------
Gesamtpreis                                                 460,00 €

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Nicht enthalten: Versand, weitere Entwurfsrunden nach der Freigabe
(je Runde 20,00 €).
Lieferung: drei Wochen nach Ihrer Freigabe des Musterstücks.
Zahlung: 14 Tage nach Lieferung per Überweisung.
Dieses Angebot gilt bis zum 17.11.2026.

Zur Annahme genügt eine kurze Antwort auf diese E-Mail.

Viele Grüße
Tim Beispiel

Du kannst den Textblock als Vorlage kopieren und Namen, Positionen und Fristen ersetzen. Tim siezt den Verein, weil er ihn nicht persönlich kennt; die Anrede richtet sich nach Deinem Kunden.

Was in diesem Angebot passiert: Die Frist bis zum 17.11. begrenzt Tims Bindung auf zwei Wochen. Antwortet der Verein am 10.11. mit „Passt, wir nehmen es“, ist der Vertrag über 460 € geschlossen, und Tim muss liefern, auch wenn sein Filament in der Zwischenzeit teurer geworden ist. Antwortet der Verein „Gern, aber 300 Stück zum selben Stückpreis und Lieferung in einer Woche“, ist das ein neues Angebot an Tim, das er annehmen oder ablehnen kann.

Häufige Fehler beim Angebot

• Leistung zu ungenau. „Schlüsselanhänger mit Logo“ lässt offen, wie groß, aus welchem Material und wie viele Entwurfsrunden. Nachbesserungswünsche gehen dann auf Deine Kosten.
• Keine Gültigkeitsfrist. Du weißt nicht, wie lange Du an den Preis gebunden bist.
• Schwankende Materialpreise nicht abgesichert. Bei langen Lieferzeiten eine kurze Frist wählen oder den Materialpreis ausdrücklich als Stand des Angebotstags kennzeichnen.
• Liefertermin fest zugesagt, obwohl er von der Freigabe des Kunden abhängt. Besser: „drei Wochen nach Freigabe“.
• Kein Hinweis zur Umsatzsteuer. Der Kunde rechnet mit einem anderen Endbetrag als Du.

Vom Angebot zur Rechnung

Die Rechnung folgt, sobald zwei Dinge erledigt sind: Der Kunde hat zugesagt, und Du hast geliefert. Positionen und Beträge stehen dann schon im Angebot, Du musst sie nicht neu ausdenken. Welche Angaben die Rechnung zusätzlich braucht, steht in Rechnung schreiben als Kleinunternehmer: Pflichtangaben und Muster.

• Getrennte Nummern: Angebote und Rechnungen bekommen eigene Nummernkreise. Für Rechnungsnummern gilt die Pflicht zur fortlaufenden, einmaligen Nummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), für Angebotsnummern nicht.
• Angebote aufbewahren: Ein angenommenes Angebot ist ein Geschäftsbrief. Für Kopien abgesandter Geschäftsbriefe nennt die Abgabenordnung sechs Jahre, gezählt ab Ende des Jahres, in dem Du das Angebot verschickt hast (§ 147 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 3 AO). Heb angenommene Angebote deshalb mindestens so lange auf. Die übrigen Fristen stehen in Aufbewahrungsfristen.

In Intiqore schreibst Du Angebote und Rechnungen im selben Programm. Sagt der Kunde zu, machst Du aus dem Angebot eine Rechnung, ohne die Positionen noch einmal einzutippen, und die nächste freie Rechnungsnummer setzt Intiqore selbst. Wie Rechnungen am Jahresende in Deine Gewinnermittlung einfließen, zeigt EÜR für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Ist ein Angebot per E-Mail gültig?

Ja. Für ein Angebot schreibt das Gesetz in der Regel keine bestimmte Form vor, eine E-Mail reicht. Ausnahmen gelten nur für wenige Geschäfte, etwa den Kauf eines Grundstücks.

Wie lange sollte ein Angebot gültig sein?

Eine Vorgabe gibt es nicht. Wähle die Frist so, dass Du Preis und Termin sicher halten kannst. Bei Kleinaufträgen sind zwei bis vier Wochen ein guter Erfahrungswert, keine Regel.

Darf ich ein Angebot zurückziehen?

Ein bindendes Angebot kannst Du nur zurückziehen, wenn der Widerruf beim Kunden spätestens gleichzeitig mit dem Angebot ankommt (§ 130 Abs. 1 BGB). Bei einer E-Mail gelingt das praktisch nie. Willst Du flexibel bleiben, kennzeichne das Angebot als freibleibend.

Darf ich für ein Angebot Geld verlangen?

Nur, wenn Du das vorher mit dem Kunden vereinbart hast. Ein Kostenvoranschlag ist im Zweifel nicht zu bezahlen (§ 632 Abs. 3 BGB).

Brauche ich eine Angebotsnummer?

Vorgeschrieben ist sie nicht. Sie hilft aber, Rückfragen, Annahme und spätere Rechnung eindeutig zuzuordnen.

Was, wenn der Kunde mit Änderungen annimmt?

Dann gilt seine Antwort als neues Angebot an Dich. Ein Vertrag entsteht erst, wenn Du zustimmst (§ 150 Abs. 2 BGB).

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig recherchiert und gibt den Stand vom 14. November 2026 wieder. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Für Deinen Einzelfall wende Dich bitte an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder Dein Finanzamt.