Eigenbeleg schreiben: Vorlage und Beispiele

Ein Eigenbeleg (oft auch Ersatzbeleg genannt) ist ein Beleg, den Du selbst ausstellst, wenn es für eine betriebliche Ausgabe keinen Beleg vom Verkäufer gibt oder er verloren gegangen ist. Darauf steht, wer wann wofür wie viel Geld bekommen hat und warum der Originalbeleg fehlt, dazu eine Belegnummer, das Datum und Deine Unterschrift. Mit einem Zahlungsnachweis und als Ausnahme erkennt das Finanzamt einen Eigenbeleg meist an, einen Anspruch darauf hast Du aber nicht.

Unten findest Du eine Eigenbeleg-Vorlage zum Kopieren, eine Erklärung jedes Felds und drei vollständig ausgefüllte Beispiele.

Wann schreibst Du einen Eigenbeleg?

Jede Buchung braucht einen Beleg. Fehlt ein Beleg von außen, erwartet die Finanzverwaltung, dass Du selbst einen anlegst (GoBD Rz. 61). Das passiert in drei Situationen:

1. Der Beleg ist verloren. Hier ist der Eigenbeleg erst der letzte Schritt: Vorher suchst Du nach einer Kopie und bittest den Verkäufer um eine Zweitschrift. Wie Du dabei vorgehst, steht in Beleg verloren: Was kannst Du als Selbstständiger tun?. Dieser Artikel zeigt nur, wie Du den Eigenbeleg ausfüllst.
2. Es gab nie einen Beleg. Typisch sind Trinkgeld, ein Parkautomat ohne Quittung, ein Münzautomat oder ein Kauf von privat, bei dem der Verkäufer nichts ausstellt.
3. Es gibt keinen fremden Aussteller. Fährst Du mit Deinem privaten Auto zu einem Kunden, hältst Du Datum, Ziel, Anlass und Kilometer selbst fest. Übernimmst Du einen privat gekauften Gegenstand in den Betrieb, dokumentierst Du, was Du wann übernommen hast und was er zu diesem Zeitpunkt wert war (§ 6 Abs. 1 Nr. 5 EStG).

Eigenbeleg schreiben in vier Schritten

1. Vorlage kopieren

   Vorlage kopieren oder ausdrucken, am besten noch am Tag der Ausgabe.

2. Alle Felder ausfüllen

   Alle Felder ausfüllen, beim Betrag auch, woher er stammt.

3. Nummer, Datum und Unterschrift

   Nummer, Datum und Unterschrift ergänzen.

4. Nachweise dazulegen

   Nachweise dazulegen, etwa Kontoauszug oder Bildschirmfoto, und alles zusammen ablegen.

Die Eigenbeleg-Vorlage: Feld für Feld

Ein amtliches Formular gibt es nicht, und kein Gesetz schreibt eine Form für den Eigenbeleg vor. Maßstab ist, dass ein fachkundiger Außenstehender, zum Beispiel jemand aus der Betriebsprüfung, die Ausgabe ohne Rückfrage versteht (§ 145 Abs. 1 AO). Diese Felder gehören hinein:

Zur Nummer: Die GoBD zählen eine eindeutige Belegnummer zu den Angaben, die ein Beleg haben soll (Rz. 77). Mit einer eigenen Reihe wie „EB-2026-…“ erkennst Du Eigenbelege außerdem in Ablage und Buchhaltung auf einen Blick.

Eine Unterschrift verlangt kein Gesetz. Setz sie trotzdem darunter: Damit bestätigst Du, dass die Angaben stimmen.

Vorlage zum Kopieren

Eigenbeleg Nr. ___________

Zahlungsempfänger:      ___________________________
Art der Ausgabe:        ___________________________
Datum der Ausgabe:      ___________________________
Betrag in Euro:         ___________________________
Herkunft des Betrags:   ___________________________
Betrieblicher Anlass:   ___________________________
Grund Eigenbeleg:       ___________________________
Bezahlt per:            bar / Karte / Überweisung / ____
Nachweise:              ___________________________

Ort, Datum:             ___________________________
Unterschrift:           ___________________________

Eigenbeleg-Beispiele: drei ausgefüllte Muster

Erfundenes Beispiel. Mira betreibt im Nebengewerbe einen kleinen 3D-Druck-Versand und ist Kleinunternehmerin. In einem Monat fehlen ihr drei Belege. So sehen ihre Eigenbelege aus.

Beispiel 1: Parkautomat ohne Quittung

Eigenbeleg Nr. EB-2026-07

Zahlungsempfänger:      Parkplatz Gewerbegebiet Nord
                        (Betreiber laut Schild)
Art der Ausgabe:        Parkgebühr, 2 Stunden
Datum der Ausgabe:      05.11.2026
Betrag in Euro:         4,00
Herkunft des Betrags:   Tarif laut Schild: 2,00 € je Stunde
Betrieblicher Anlass:   Übergabe Bestellung 2026-118
                        an einen Kunden
Grund Eigenbeleg:       Automat gibt keine Quittung aus
Bezahlt per:            bar (Münzen)
Nachweise:              Kalendereintrag, Bestellung 2026-118

Ort, Datum:             Musterstadt, 05.11.2026
Unterschrift:           Mira M.

Der Tarif vom Schild erklärt den Betrag, die Bestellung erklärt die Fahrt.

Beispiel 2: gebrauchte Druckplatte von privat

Eigenbeleg Nr. EB-2026-08

Zahlungsempfänger:      Privatverkäufer auf einem
                        Kleinanzeigenportal, Nutzername
                        „druckfan82“, Anschrift unbekannt
Art der Ausgabe:        1 gebrauchte Druckplatte
                        (Federstahl, 235 x 235 mm)
Datum der Ausgabe:      07.11.2026
Betrag in Euro:         35,00
Herkunft des Betrags:   Preis laut Anzeige
Betrieblicher Anlass:   Ersatz für die abgenutzte Platte
                        des Druckers für Kundenaufträge
Grund Eigenbeleg:       Privatverkäufer stellt keine
                        Quittung aus
Bezahlt per:            bar bei Abholung
Nachweise:              Bildschirmfotos von Anzeige und
                        Chat, Foto der Platte

Ort, Datum:             Musterstadt, 07.11.2026
Unterschrift:           Mira M.

Einen Kontoauszug gibt es hier nicht. Umso wichtiger sind die Bildschirmfotos von Anzeige und Chat: Sie zeigen, was Mira gekauft hat, von wem und zu welchem Preis.

Beispiel 3: Trinkgeld beim Geschäftsessen

Eigenbeleg Nr. EB-2026-09

Zahlungsempfänger:      Bedienung, Restaurant „Zur Linde“,
                        Musterstadt
Art der Ausgabe:        Trinkgeld zum Geschäftsessen
Datum der Ausgabe:      10.11.2026
Betrag in Euro:         5,00
Herkunft des Betrags:   Rechnung 45,00 €, per Karte
                        50,00 € bezahlt
Betrieblicher Anlass:   Besprechung Serienauftrag mit
                        Kunde K. (siehe Bewirtungsbeleg)
Grund Eigenbeleg:       Trinkgeld fehlt auf der Rechnung
Bezahlt per:            Karte
Nachweise:              Restaurantrechnung mit
                        Bewirtungsangaben, Kartenabrechnung

Ort, Datum:             Musterstadt, 10.11.2026
Unterschrift:           Mira M.

Auf der Kartenabrechnung stehen 50 €, auf der Rechnung 45 €: Die Differenz ist das Trinkgeld. Noch einfacher ist es, die Bedienung das Trinkgeld direkt auf der Rechnung quittieren zu lassen. Diesen Weg nennt das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben zu Bewirtungen ab 2025 ausdrücklich (Zusammenfassung bei EY). Das Essen selbst deckt ein Eigenbeleg nicht ab: Dafür brauchst Du die maschinell erstellte Rechnung des Restaurants und Deine schriftlichen Angaben zu Anlass und Teilnehmern (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Was Du zum Eigenbeleg dazulegst

Was Du selbst aufschreibst, ist zunächst nur Deine Darstellung. Nachweise von Dritten machen daraus einen belastbaren Beleg:

• Zahlungsnachweis: Kontoauszug, Kartenabrechnung oder die Abrechnung von PayPal und anderen Zahlungsdiensten.
• Weitere Indizien: Bestellbestätigung, Foto der Ware, Kalendereintrag, Chatverlauf mit dem Verkäufer, Bildschirmfoto der Anzeige.

Hast Du bar bezahlt und kein einziges solches Indiz, trägt der Eigenbeleg die ganze Last. Beschreib die Ausgabe dann besonders genau, denn fehlen Nachweise, darf das Finanzamt schätzen (§ 162 AO).

Typische Fehler beim Eigenbeleg

• Ein Sammel-Eigenbeleg für mehrere Ausgaben. Aufzeichnungen müssen einzeln sein (§ 146 Abs. 1 AO), also ein Eigenbeleg je Ausgabe.
• Runde, geschätzte Beträge ohne Erklärung. „Ca. 50 €“ wirkt erfunden. Schreib dazu, woher der Betrag stammt.
• Monate später aus dem Gedächtnis geschrieben. Je näher am Kauf, desto genauer und glaubwürdiger.
• Grund für den fehlenden Beleg weggelassen. Fehlt die Begründung, bleibt für den Prüfer offen, warum es keinen Originalbeleg gibt.
• Eigenbeleg als Dauerlösung. Er ist die Ausnahme. Wer jeden Monat viele Eigenbelege schreibt, muss mit Rückfragen rechnen.

Was ein Eigenbeleg nicht kann

• Keinen Vorsteuerabzug ermöglichen. Die Vorsteuer bekommst Du nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung zurück (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Als Kleinunternehmer betrifft Dich das nicht, weil Du ohnehin keine Vorsteuer abziehst. Den Unterschied erklärt Beleg verloren.
• Belege mit besonderer Form ersetzen, zum Beispiel die Restaurantrechnung bei der Bewirtung von Geschäftspartnern.
• Die Anerkennung garantieren. Ob das Finanzamt den Eigenbeleg anerkennt, entscheidet es im Einzelfall.

Handschriftlich oder digital?

Beides geht, Aufzeichnungen dürfen auch digital geführt werden (§ 146 Abs. 5 AO). Füllst Du die Vorlage am Rechner aus, druckst Du sie aus und unterschreibst sie, oder Du unterschreibst digital. Was digital entstanden ist, hebst Du auch digital auf, nicht nur als Ausdruck (§ 147 Abs. 2 AO).

Für die Aufbewahrung gilt dieselbe Frist wie für jeden anderen Buchungsbeleg: acht Jahre, gezählt ab dem Ende des Jahres, in dem Du den Eigenbeleg geschrieben hast (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Mehr dazu in Aufbewahrungsfristen: Wie lange musst Du Rechnungen und Belege aufheben?.

Eigenbeleg und Nachweis zusammen ablegen

Ein Eigenbeleg hilft nur, wenn Du ihn mit seinen Nachweisen wiederfindest. In Intiqore lädst Du den Eigenbeleg in die Belegablage hoch, und Kontoauszug oder Bildschirmfoto liegen gleich daneben. Wie eine Belegverwaltung grundsätzlich funktioniert, erklärt Was ist eine Belegverwaltung?. Wie Deine Belege am Jahresende in die Gewinnermittlung einfließen, zeigt EÜR für Kleinunternehmer.

Häufige Fragen

Gibt es ein amtliches Formular für den Eigenbeleg?

Nein. Du kannst die Vorlage aus diesem Artikel nutzen oder eine eigene, solange alle Angaben drinstehen.

Bis zu welchem Betrag darf ich einen Eigenbeleg schreiben?

Eine gesetzliche Betragsgrenze gibt es nicht. Je höher der Betrag, desto genauer schaut das Finanzamt hin. Mehr dazu in Beleg verloren.

Muss ich den Eigenbeleg unterschreiben?

Vorgeschrieben ist es nicht, üblich und empfehlenswert schon.

Wie viele Eigenbelege im Jahr sind in Ordnung?

Eine feste Zahl gibt es nicht. Eigenbelege sollen die Ausnahme bleiben.

Wie lange muss ich Eigenbelege aufbewahren?

Acht Jahre, wie jeden anderen Buchungsbeleg. Die Einzelheiten stehen in Aufbewahrungsfristen.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Er wurde sorgfältig recherchiert und gibt den Stand vom 14. November 2026 wieder. Für Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Für Deinen Einzelfall wende Dich bitte an eine Steuerberaterin, einen Steuerberater oder Dein Finanzamt.